Politica AML

I) Introduzione

Novatrix SRL (“Società”) è un’entità che organizza giochi di sorte speciali tramite mezzi di comunicazione elettronica.

Essendo autorizzata dalla Tobique Gaming Commission, la Società si impegna al pieno rispetto dei requisiti legali e normativi al fine di rilevare e prevenire il riciclaggio di denaro e altri reati attraverso i propri servizi.

La Società riferisce direttamente alla Tobique Gaming Commission in merito ad attività che potrebbero essere collegate al riciclaggio di denaro o a reati presupposto.

La presente politica fornisce una panoramica delle procedure e dei controlli AML a cui la Società aderisce.

II) Profilo di rischio della Società

In base al nostro profilo aziendale, il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo è minimo, soprattutto se confrontato con quello delle istituzioni finanziarie.

Il motivo principale è che non viene accettato denaro contante e che per effettuare depositi e prelievi possono essere utilizzate solo carte di credito, portafogli elettronici e altri strumenti autorizzati.

Inoltre, la transazione media ha un valore relativamente basso. Poiché vengono offerti solo giochi RNG, i prodotti offerti dalla Società non possono essere realmente utilizzati come strumento per il riciclaggio di denaro. L’unica fase del riciclaggio che potrebbe rappresentare un rischio potenziale per la Società è la fase di layering, mitigata da varie misure di screening quotidiano descritte di seguito.

III) Onboarding del cliente

1. Per registrarsi presso la Società, un cliente deve fornire i seguenti dati obbligatori:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo
• Città e codice postale
• Paese
• Indirizzo e-mail
• Data di nascita
• Password (sarà criptata)
• Conferma della password
• Valuta del conto
• Numero di telefono cellulare

2. I giocatori non registrati non possono e non sono autorizzati a giocare con denaro reale. Qualsiasi transazione online, sia essa un versamento o un pagamento, non sarà accettata né elaborata in contanti.

3. Una volta completato il processo di registrazione, i clienti riceveranno un’e-mail di benvenuto con un link per accedere ai propri account. Questa procedura ha lo scopo di verificare l’indirizzo e-mail del cliente.

4. I clienti non potranno registrarsi con un paese di residenza appartenente al seguente elenco:

• Bahamas
• Botswana
• Cambogia
• Etiopia
• Pakistan
• Panama
• Sri Lanka
• Siria
• Trinidad e Tobago
• Tunisia
• Yemen
• Arabia Saudita
• USA
• Corea del Nord
• Iran
• Hong Kong
• Cina
• Panama
• Arabia Saudita
• Altri paesi soggetti a restrizioni / sanzioni in conformità con le linee guida e i regolamenti FATF / ONU.

5. Ai clienti di età inferiore a 18 anni sarà negata la registrazione di un account.

IV) Adeguata verifica della clientela

1. La procedura di adeguata verifica della clientela include la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Prova d’identità (POI)
• Prova di indirizzo (POA)
• Prova del conto di pagamento (POPA)
• Dichiarazione sulla provenienza della ricchezza (SOWD)

2. L’adeguata verifica della clientela deve essere applicata al cliente al verificarsi dei seguenti eventi:

• In caso di transazioni pari a 10.000 USD o più, indipendentemente dal fatto che si tratti di una singola transazione o di più transazioni tra loro collegate.
• Il cliente effettua piccoli depositi accompagnati da depositi insolitamente elevati e la CDD non è stata ancora eseguita.
• Si osserva che il cliente tenta di creare più account e la CDD non è stata ancora eseguita.
• L’account del cliente è rimasto inattivo per un periodo superiore a 6 mesi, è ora nuovamente attivo e l’IP e l’attività transazionale del cliente differiscono da quelle precedentemente osservate.

3. Possono essere applicate ulteriori misure di adeguata verifica al cliente per decisione esclusiva del personale della Società, tra cui:

• Selfie
• Selfie con POI
• Selfie con una nota speciale (esempio: Hello 'casino name') e/o altre condizioni particolari (battere le palpebre, girare testa/mano ecc.)
• Verifica video
• Controllo di liveness
• Controllo biometrico

4. Criteri di accettazione dei documenti di verifica:

• POI: tutti i dati (nome, data di nascita, cittadinanza) devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda dettagli del Giocatore. Il documento deve essere valido e includere la foto del titolare, la data di nascita e la data di rilascio/scadenza.
• POA: tutti i dati (nome, indirizzo) devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda dettagli del Giocatore. Al momento della verifica, il documento non deve avere più di 90 giorni dalla data di emissione.
• POPA: tutti i dati devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda dei debiti dei sistemi di pagamento.

Le copie scannerizzate dei documenti non devono essere accettate ai fini della verifica.

V) Adeguata verifica rafforzata e monitoraggio

1. L’Adeguata Verifica Rafforzata viene applicata quando sono necessari ulteriori passaggi di controllo per confermare che le attività del cliente siano svolte con fondi legittimi.

2. La procedura di Adeguata Verifica Rafforzata include la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Provenienza della ricchezza
• Provenienza dei fondi

3. L’Adeguata Verifica Rafforzata deve essere attivata nei seguenti casi:

• Il cliente è classificato ad alto rischio secondo la Valutazione del Rischio Cliente e SOW/SOF non sono ancora stati ottenuti e verificati.
• Il cliente è identificato come PEP o come parente o stretto collaboratore di una PEP.

4. Forme accettabili di SOW:

Reddito da stipendio:

• Obbligatorio: estratto/i conto bancario/i che mostrino l’accredito dello stipendio (minimo 3 mesi);
• Ulteriori prove se richieste: busta paga, lettera del datore di lavoro o dichiarazione dei redditi.

Profitti aziendali:

• Obbligatorio: certificato di distribuzione dei dividendi, certificato di incumbency.
• Ulteriori prove se richieste: conti revisionati, dichiarazione del commercialista, fatture.

Vendita di azioni o investimenti:

• Obbligatorio: estratto conto bancario (6 mesi) che mostri la ricezione dei fondi e il nome della società di investimento.
• Ulteriori prove se richieste: certificati autenticati o note contrattuali.

Vendita di proprietà:

• Obbligatorio: copia del contratto di vendita, estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita.
• Ulteriori prove se richieste: lettera dell’avvocato che indichi i dettagli della proprietà e i proventi.

Vendita di società:

• Obbligatorio: lettera che descriva la vendita della società firmata da un avvocato o commercialista abilitato.
• Ulteriori prove se richieste: copertura mediatica (se applicabile).

Eredità:

• Obbligatorio: copia del testamento del defunto.
• Ulteriori prove se richieste: lettera dell’avvocato o concessione della successione con valore del patrimonio.

Prestito:

• Obbligatorio: copia del contratto di prestito.
• Ulteriori prove se richieste: documenti d’identità del prestatore.

Regalo:

• Obbligatorio: lettera del donatore che spieghi il motivo del regalo e la provenienza della ricchezza, documento d’identità certificato del donatore.
• Ulteriori prove se richieste: passaporto, estratto conto bancario che mostri l’origine, oppure selfie del donatore con documento d’identità in mano.

Deposito vincolato / Risparmi:

• Obbligatorio: estratto conto del risparmio.
• Ulteriori prove se richieste: lettera del provider o prova di apertura del conto.

Fondi generati da vincite di gioco / gambling:

• Obbligatorio: ricevuta delle vincite ed estratto conto bancario che mostri l’origine dei fondi depositati.

Pensione:

• Obbligatorio: estratto conto bancario che mostri i pagamenti della pensione.
• Ulteriori prove se richieste: certificazione pensionistica.

Mining:

• Obbligatorio: registro delle criptovalute minate e indirizzo del wallet con hash della transazione.

VI) Gestione dei pagamenti

I seguenti controlli devono essere eseguiti su ogni pagamento:

Controllo dell’account

• Il titolare dell’account della Società deve essere la stessa persona titolare del conto bancario o della carta di credito.
• Tutte le informazioni dell’account, come indirizzo, e-mail, data di nascita, ecc., devono essere complete e autentiche.
• I prelievi saranno effettuati verso la stessa fonte da cui hanno avuto origine i fondi (ove possibile).

Controllo del wagering

• Per ogni pagamento deve essere verificato se i depositi sono stati utilizzati per effettuare puntate.
• Un pagamento non può essere elaborato se l’importo depositato non è stato utilizzato per effettuare puntate.
• Se l’importo depositato non è stato utilizzato, il pagamento deve essere negato.

Controllo dell’attività

• I fondi depositati nel wallet di gioco possono essere utilizzati solo per attività di gioco.
• Se vengono notati cambi regolari del conto bancario collegato, l’account verrà sospeso fino a quando non verranno fornite spiegazioni.

Controllo della collusione

• Il personale della Società monitora attentamente l’origine delle vincite ottenute dal cliente.
• Se vi sono motivi ragionevoli per sospettare che il cliente stia tentando di trasferire fondi tra account tramite scommesse strategiche (ad es. roulette, punto banco, craps, ecc.), nessun pagamento dovrà essere elaborato finché l’attività non sarà esaminata dal provider di gioco e confermata come legittima.

VII) Persone Politicamente Esposte (PEP) e soggetti sanzionati

Una Persona Politicamente Esposta è qualcuno al quale è stata affidata una funzione pubblica di rilievo, come una figura politica di alto livello. Anche le persone strettamente collegate a tale soggetto, ad esempio i familiari stretti e i collaboratori più vicini, sono considerate PEP.

Le PEP sono classificate come rischio di riciclaggio di denaro poiché potrebbero essere esposte a beni generati da corruzione e tangenti a causa della loro posizione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link sono considerati “come minimo” per lo screening manuale:

• https://dilisense.com
• http://everypolitician.org
• https://littlesis.org/

Quando si viene a sapere che il cliente potrebbe essere una PEP, si applicano le seguenti misure:

• Al cliente viene richiesto di fornire POI, POIA e un selfie (se non già ottenuti in precedenza).
• L’unità AML Compliance di Novatrix SRL deve effettuare una revisione dell’account per determinare se il cliente sia effettivamente una vera PEP.
• Se il cliente viene determinato come vera PEP:
  • Vengono applicate misure EDD.
  • Viene richiesta al senior management l’approvazione per la continuazione del rapporto commerciale con il cliente.
  • Se si decide di continuare il rapporto con il cliente, vengono applicate misure di monitoraggio.

I nuovi clienti vengono sottoposti a screening del loro status PEP entro 30 giorni dall’inizio della procedura CDD.

I soggetti sanzionati sono classificati come rischio di riciclaggio di denaro poiché potrebbero essere esposti a beni generati da corruzione e tangenti a causa della loro posizione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link importanti sono considerati “come minimo” per lo screening manuale:

• Elenco consolidato delle persone, gruppi ed entità soggetti a sanzioni finanziarie UE: https://data.europa.eu/data/datasets/consolidated-list-of-persons-groups-and-entities-subject-to-eu-financial-sanctions
• Elenco consolidato del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite: https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list
• Elenco delle sanzioni OFAC: https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/

Qualora un cliente venga segnalato come potenzialmente incluso in un elenco di sanzioni finanziarie:

• Il cliente dovrà essere immediatamente congelato e anche tutti i fondi dovranno essere congelati.
• Il modulo di Report Interno deve essere immediatamente inviato all’MLRO.

I nuovi clienti vengono sottoposti a screening dello status SL entro 30 giorni dall’inizio della procedura CDD. I clienti attivi vengono riesaminati mensilmente.

Una volta effettuata l’indagine appropriata e confermato che il cliente è effettivamente probabilmente un soggetto sottoposto a sanzioni finanziarie, l’MLRO presenterà una segnalazione all’autorità competente per riferire le azioni intraprese nei confronti del cliente.

VIII) MLRO

L’MLRO è la prima persona da informare quando emerge il sospetto di attività di riciclaggio di denaro.

L’MLRO è nominato dal senior management ed è formato sui fattori di rischio di riciclaggio di denaro che la società affronta. Quando la società nomina l’MLRO, le autorità competenti devono essere informate. I principali compiti dell’MLRO sono:

• Mantenersi aggiornato sulle normative AML/CTF.
• Assicurarsi che l’implementazione avvenga in linea con le procedure interne.
• Assicurarsi che al personale venga periodicamente fornita formazione antiriciclaggio.
• Registrare e aggiornare le valutazioni del rischio.
• Ricevere e valutare i report interni.
• Fornire consulenza, guida e assistenza.
• Mantenere dati statistici.
• Presentare STR alla Tobique Gaming Commission.

Tutti gli incidenti che coinvolgono una persona o una transazione sospetta in termini di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati alla Tobique Gaming Commission dall’MLRO entro 5 giorni lavorativi.

Nel Suspicious Transaction Report, l’MLRO deve fornire una spiegazione chiara e completa del comportamento sospetto, includendo anche l’identificazione del cliente e i registri delle transazioni.

IX) Conservazione dei registri

Vengono conservati i seguenti registri:

• Registri di identificazione:
  • Copia del documento d’identità
  • Copia dell’estratto conto bancario / della carta di credito
  • Referenze
• Dettagli dei registri delle transazioni:
  • Metodo di deposito/prelievo utilizzato
  • ID della persona che esegue la transazione
  • Destinazione dei fondi
  • Autorizzazione dei pagamenti con carta di credito effettuati dalle nostre società di clearing
  • Volume delle transazioni

I registri vengono conservati per 5 anni dalla fine del rapporto commerciale, in conformità con la direttiva.

X) Formazione del personale

La formazione periodica garantisce che il personale sia consapevole e conforme ai requisiti normativi antiriciclaggio.

XI) Assunzione dei dipendenti

Per tutti i nuovi dipendenti assunti dalla Società, la Società effettuerà un accurato controllo dei precedenti e raccoglierà diversi documenti di due diligence come riferimento (certificato di nascita, certificato penale pulito, ecc.). Vengono effettuati colloqui e, ove disponibili, vengono verificate le referenze richieste.

È politica aziendale che a tutti i nuovi dipendenti venga inoltre fornita formazione in merito alla politica antiriciclaggio e alle procedure interne utilizzate per mitigare tale rischio.